Aš daug kartų prisigyriau kaip šauniai moku planuoti laiką. Manau, atėjo metas pasidalinti savo žiniomis ir su Tavimi.
Kodėl aš teigiu, kad laiką moku planuoti gerai? Todėl, kad man tai padeda, man nuo to geriau. Ar gali būti rimtesnis argumentas?
Bet aš kartais susiduriu su visokiais straipsniais straipsniūkščiais internete, tvirtinančiais, kad laiko planuoti nereikia. Tikrai sutinku, kad yra žmonių, gebančių gyventi improvizacijos chaose ir kuriems planuoti nereikia. Bet tai ne aš. Ir jei tai ne Tu – šis rašinys kaip tik Tau.
Nepateiksiu išbaigtos planavimo metodikos, neduosiu jokių laiko planavimo įrankių ar nuorodų į gerus ępsus. Pradėsiu nuo pradžių – nuo principų. Ir ne bet kaip – o paneigdamas sklandančius mitus. Metodikos, įrankiai paaiškės pakeliui. O jei žinai gerų ępsų – pasidalink komentaruose, tikrai bus kam pravers.
Laiko planavimo mitai.
Kaip visada teiginius formuluoju pozityviai, nerašydamas neteisingo mito, o iš karto taip, kaip aš manau esant teisinga.
1. Laiko planavimas iš tiesų yra dėmesio valdymas, o ne laiko.
Atrodo, kad kai planuojame laiką, reikia sugalvoti ką ir kada daryti. Bet tai ne visada tiesa. Iš tiesų planuojame kur ir kada kreipti dėmesį. Ir kaip intensyviai. Juk bus sunku, jei vakare po darbų, kai nuovargis spaudžia prie lovos suplanuosi kokį nors svarbų ir sudėtingą darbą. Laiko taigi yra. O dėmesys? Ar sugebėsi jį išlaikyti? Priimti sprendimus?
Sutinku, kad kartais taip dirbti yra neišvengiama, bet tada galvoji, kaip gauti energijos atlikti reikalingus darbus. Ne laiko – jo yra, bet energijos išlaikyti dėmesį. Štai kodėl studentai ima gerti kavą ir Redbulį per sesiją.
Fenomenalu, bet intensyviai koncentruodami dėmesį, galime nuveikti tą patį darbą per trumpesnį laiką. Tiesiog reikia daryti pertraukėles. Taigi, kartais reikia atsižvelgti ne į tai, kada yra laiko padaryti kokį nors darbą, o kada laisvas ir nepavergęs dėmesys.
O kartais, ypač kas liečia bendravimą ir malonų laiko praleidimą dėmesys yra esminis dalykas. Jeigu nori atsipalaiduoti su draugais, bet rūpiniesi 100 dalykų vienu metu, vargu ar išnaudosi laiką taip kaip planavai. Jei nori apie ką nors pakalbėti, pasitarti ar išsiaiškinti, vargu ar pavyks pasiekti rezultatą, jeigu skirsi tam laiko. Skirti reikia dėmesio, ne laiko. Bendrauti dėmesingai, o ne per paskirtą laiką.
2. Laiko planavimas yra darbų, kuriuos reikia padaryti žinojimas, o ne žinojimas ką daryti kiekvienu momentu.
Kitaip tariant, laiko planavimas iš tiesų yra darbų planavimas.Tik žinodami kokie darbai laukia galime patikimai nuspręsti ar tai ką darome dabar iš tiesų yra tai ką daryti reikėtų, galime nuspręsti kurie darbai yra svarbūs, o kurie ne.
Juk jeigu nori visą laiką žinoti ką kiekvienu momentu daryti, gali tiesiog daryti darbus iš eilės. Bet nepajausi, kaip staiga toli eilėje stovintis darbas užsidegs, nes jį reikėjo padaryti vakar...
Darbų sąrašo ir prioritetų žinojimas yra laiko planavimo esmė, o ne nuolatinis žiūrėjimas į laikrodį.
3. Netikėti įvykiai negali sugriauti planų, tik juos pakeisti ar pakoreguoti.
Itin dažnai girdžiu tokias patarles kaip "žmogus planuoja, o dievas juokiasi" ir kad apskritai "negalima planuoti, nes vis kas nors atsitinka ir sugriauna planus".
Tai jeigu žinai darbus kuriuos reikia padaryti ir žinai kurie iš jų svarbūs, atsiradus naujam darbui tiesiog pasikeičia prioritetai ir viskas. Paskiri dėmesį tiems dalykams kurie yra svarbiausi tuo metu. Planai nesugriūna, tiesiog jie yra papildomi.
Sutinku, kad jeigu norėjai 12 valandą eiti pietauti su drauge, bet suskaudo dantį ir teko apsilankyti pas dantų gydytoją, neišpildei to, kas buvo suplanuota. Bet tuo momentu, juk apsilankyti pas gydytoją buvo svarbiau, nei papietauti su drauge, vadinasi viskas pagal planą, padarei tai kas svarbiausia.
Juk tam ir planuojame, kad žinotume kas svarbiausia dabar.
4. Planavimas padeda geriau improvizuoti, nė kiek nesumažindamnas improvizacijos laisvės.
Na, gali laikyti visus reikalingus padaryti darbus galvoje ir intuityviai rinktis ką reikia dabar daryti.
Bet gali laikyti visus darbus sąraše ir intuityviai rinktis ką reikia dabar daryti. Kartais pasinaudoti priminimų pagalba, kad nepamiršti ką dabar daryti. Nekvaršinti sau galvos visokiomis smulkmenomis, o rinktis tik iš svarbiausių darbų ką gi dabar daryti.
Jei neplanuoji laiko, o planuoji dėmesį ir darbus – neužsidarai kalendoriaus rėmuose – priešingai, pakeli galimybes improvizuoti į aukštesnį lygį. Išsilaisvini iš degančių (reikėjo vakar) darbų rėmų.
Jei gerai sekasi planuoti – sumažėja stresas, o kai sumažėja stresas – padidėja kūrybiškumas, taigi ir improvizacijos gebėjimai.
5. Laiko planavimas ypač naudingas, kai kiti aplinkui neplanuoja.
Nors kartais atrodo priešingai – kaip gali būti tuo vieninteliu kuris planuoja, kai aplinkui tvyro chaosas.
Jei neplanuoji laiko valandomis ir minutėmis, o planuoji dėmesį ir darbus – neleidi kitiems išmušti savęs iš vėžių paskutinės minutės darbais.
Pirma, galbūt tie paskutinės minutės darbai jau bus padaryti, jei iš tiesų buvo pakankamai svarbūs.
Antra, žiūrėk punktą 3. Tiesiog pasikeis prioritetai ir kažkuris kitas, kolegos "pasiūlytas" darbas tuo metu taps svarbesnis. Jokios katastrofos.
Trečia, galbūt iš vis kiti prie Tavęs nebelįs. Kodėl? Nes Tu pasakysi, "tam kad padaryčiau tavo darbą, aš turiu atidėti štai šituos savo darbus – ar tinka?". Kartais tai suveikia, ir žmonės supranta, kad yra svarbesnių darbų nei jų paskutinės minutės smulkmenos. Bet tam turi planuoti savo darbus.
6. Laiko planavimas yra laiko taupymas.
Gali atrodyti, kad penkiolika minučių ar pusvalandis kas rytą praleisti planuojant yra laiko švaistymas, galima gi būtų ką nors produktyvaus nuveikti. Bet, tai netiesa (bent jau man).
Kaip aš taupau laiką?
Pirma, mažiau blaškausi. Nebereikia prisiminti visų darbų kuriuos reikia padaryti ir iš jų desperatiškai rinktis ką gi daryti dabar. Darbai surašyti, kartais net prioritetai sudėlioti. Taigi, pagal tai kiek turiu dėmesio galiu greičiau pasirinkti darbą, kurį darysiu dabar.
Pavyzdžiui, turiu 15 minučių per kurias man turi paskambinti. Neprotinga imtis sudėtingos užduoties, kurios išpildymas gali trukti pusvalandį ir reikalauja susikaupimo. Skambutis išblaškys dėmesį, geriau užsiimti smulkmenomis.
O jei turiu gerą valandą, neprotinga užsiimti smulkmenomis, nes šokinėjimas nuo vienos prie kitos išvargins, geriau skirti dėmesį ilgai ir sudėtingai užduočiai.
Antra, pirmiausia darau svarbiausius darbus.
Kai žinau visus darytinus darbus, galiu pasirinkti kuris svarbiausias. Ir daryti jį tada, kai dėmesys šviežiausias. (Man asmeniškai iki pietų, bet yra kam atvirkščiai). Šitaip svarbiausi darbai būna padaryti, mažiau degančių paskutinės minutės darbų.
Trečia, planavimo dėka patiriu mažiau streso atsirandančio iš nežinomybės. O stresas vargina, streso dėka silpnėja dėmesys. Kai streso mažiau, ilgiau ir geriau sugebu išlaikyti dėmesį ties savo užduotimis ir daugiau jų padaryti.
7. Laiko planavimas padeda visiems, ne tik užimtiems vadybinkams ir vadovams.
Esu girdėjęs tokiu pasakojimų, kaip namų šeimininkės planuoja pietus mėnesiui į priekį. Taip jos mažiau laiko praleidžia parduotuvėje ar spręsdamos ką paruošti šiandien pietums, dėl to gali skirti daugiau laiko vaikams.
Aš vaikystėje planuodavau namų darbų darymo laiką, taigi turėjau daugiau laiko žaisti.
Kiekvienas gali gauti daugiau laiko savo mėgiamiems užsiėmimams, jeigu geriau susitvarko su nemėgiamais (prisimink idėją Nr. 2 aprašytą ČIA).
8. Planavimas susideda iš darbų sąrašo ir kalendoriaus. Ne tik kalendoriaus.
Jau turbūt pagavai, kad pagrindinė darbo priemonė planuojant yra darbų sąrašas. Kalendorius – tik pagalbinė. Neturėk tikslo užkišti visą kalendorių nuo ryto iki vakaro darbais darbeliais ir vaizduoti, kad tai produktyvu. Tai – mažai naudingas grynas laiko planavimas. Neatsparus pokyčiams, trukdymams, sunaikinantis improvizaciją.
Kalendorius skirtas tik tiems darbams, kurių tikslų laiką žinai. 12 val. pas dantistą. 21 val. į koncertą. Gruodžio 3 egzaminas. Ir panašiai.
Taip pat kalendorius skirtas priminimams. Po savaitės egzaminas – pradėti ruoštis. Po savaitės Kalėdos – nupirkti dovaną. Po mėnesio atostogos – pradėti galvoti apie tai kur važiuoti.
Pagrindinė darbo priemonė yra sąrašas. Koks jis? Sąrašas su prioritetais? (svarbu, dega, nesvarbu) Daug sąrašų pagal dėmesio lygį? (šviežias, vidutinis, pavargęs) Daug sąrašų pagal darbų pobūdį? (skambučiai, prie kompiuterio, mieste, mokytis, namuose) Daug sąrašų pagal gyvenimo sritis? (darbas, šeima, laisvalaikis, namai)
Milijonas teorijų ir nė viena netinka visiems. Pradėk nuo paprasto sąrašo, paskui matysi ko Tau iš tiesų reikia.
9. Laiko planavimui nereikia jokios specialios programos. Užtenka popieriaus ir pieštuko. Ekselio galimybių – per akis.
Aš taip ir nesugebėjau išlipti iš popierinio planavimo, nes kas gali būti geriau už popieriaus lapuką su darbų sąrašu, ties kuriais aš matau burbulus (skubu) arba trikampius (svarbu). Bet aš jau toks, tą patį galima padaryti kompiuteryje ar aipade, bet kokioje užrašų programėlėje (kad ir evernote).
10. Laiko planavimas yra periodinis reikalas. Jokiu būdu ne vienkartinis.
Netiesa, kad užpildai kalendorių mėnesiui į priekį ir čia vadinasi suplanuota. Juk mes dirbame su sąrašais, ar ne?
Nuolatos atsiranda nauji darbai, keičiasi aplinkybės, ko nors nespėji, kai ką reikia atidėti. Planavimas kaip miegas, būtina sustoti ir atsišviežinti vaizdą. Kas padaryta? Kas nepadaryta? Kas naujo?
Kaip dažnai reikia atsišviežinti? Priklauso nuo darbų krūvio. Gal kas dieną – jei darbų tiek daug, kad NIEKO nespėji. O gal kas mėnesį.
Bet su sąrašu turi būti dirbama nuolatos: atliktus darbus reika išbraukti iš karto, naujus įrašyti vos tik jiems atsiradus.
Retkarčiais atsišviežinti reikia prioritetus. Galbūt išbraukti nebeaktualius darbus, galbūt prirašyti naujas idėjas.
11. Nebūtina ir neįmanoma visados atlikti viską kas suplanuota.
Nes Tu nežinai kokie nauji darbai atsiras šiandien. Nes Tu nežinai kiek laiko užtruks suplanuoti darbai. Geriausia iš viso neturėti "dienos darbų" sąrašo, nes vakare jis nužudo, kai pamatai, kad užbraukti tik 2 darbai iš 50.
Gali turėti aktualių darbų sąrašą, ar dar kokį nors, bet jokiu būdu ne "dienos" ar "savaitės". Jis tiesiog demotyvuos.
Tai labai sunku, bet reikia susitaikyti, kad kiekvieną dieną bus tūkstantis neatliktų darbų. Laiko planavimas užmuša iliuziją, kad gali padaryti viską ir tada eiti ilsėtis. Negali – eik ilsėtis dabar. Mokėk atsipalaiduoti darbų sukūryje. Mokėk daryti pertraukėles. (Jau rašiau – kartais rekia daryti priešingai nei atrodo)
12. Galima planuoti ir laisvalaikį, ne tik darbus.
Juk visai neblogai užsirašyti, kad gruodžio 25 d. 21 val. eini į koncertą. Lygiai taip pat gali planuoti ir kitus laisvalaikio darbus.
Susitikimus su draugais, veiklas su šeima. Į laisvalaikio darbų sąrašą rašytis idėjas, kurias galbūt norėtum įgyvendinti (pagaliau pasiūlyti draugams eiti į žygį, nusipirkti badmintono komplektą ir pažaisti su vaikais, pagaliau nueiti su antra puse į teatrą, pagaliau paskirti pusdienį ir nuvalyti savo pašto ženklų kolekciją).
Ir namų ruošos darbus gali planuoti. (Pameni pietus planuojančias namų šeimininkes?) Kada skalbti, kada lyginti, kada tvarkyti namus.
13.Vien tik planavimas neišspręs Tavo problemų, reikia plano dar ir laikytis.
Juk kas iš to, kad susirašei visus darbus ir matai, kuris svarbiausias, bet vis tiek darai smulkmenas, kol lieka paskutinė naktis.
Kas iš to, jei kalendoriuje paskiri pusdienį ruoštis egzaminui, jei vieto to išplauni indus.
Kas iš to, jei suplanuoji paskirti dėmesio ir paieškoti internete informacijos savo projektui, jeigu vietoj to prasėdi feisbuke.
Gebėjimas laikytis plano atsiranda palaipsniui – visu pirma turi būti pats planas. Jei turėsi planą ir pakankamai ilgai jo nesilaikysi, atsitiks viena iš dviejų: arba nustosi planuoti (ir išvardinsi visus čia aprašytus mitus, kodėl planavimas neveikia) arba pradėsi laikytis plano.
Tai tiek norėjau papasakoti šįkart. Sėkmės planuojant!
O kokia Tavo asmeninė patirtis su laiko (dėmesio, darbų) planavimu? Padėjo? Trukdo? Gal gebi sėkmingai apsieiti be planų?
