Vienas dažniausių klausimų, kurių sulaukiu tiek seminarų, tiek ir individualių konsultacijų metu: „Kaip suplanuoti savo dieną, kad galėčiau atlikti kuo daugiau darbų?“. Matydamas, jog šis klausimas daugeliui veiklių žmonių itin aktualus, pateiksiu 12 praktinių ir paprastų taisyklių, kurios, nepriklausomai nuo to, kokia yra Jūsų veiklos specifika, padės Jums padidinti darbo dienos produktyvumą.
RYTAS
1. Atsikelkite tokiu laiku, kad spėtumėte be skubėjimo ir įtampos:
- nueiti į dušą;
- 10 min. skirti lengvai mankštai;
- papusryčiauti;
- 5 min. skirti ramiam pamąstymui apie tai, ko norite pasiekti per dieną.
Kokia iš viso to nauda? Po dušo ir mankštos Jūs jausitės daug energingesni ir žvalesni. Pusryčiai – kuras Jūsų organizmui. Jei manote, kad jie nesvarbūs, žinokite, jog šio „kuro“ trūkumas darbo dienos metu pasireikš tokiais simptomais, kaip pablogėjusi atmintis, staiga sumažėjęs darbo produktyvumas ir susierzinimas. 5 min. skirtos apmąstymui garantuos, kad pasiimsite visus reikiamus tai dienai popierius ir daiktus, o tai leis sutaupyti papildomą valandą, jei tektų grįžti kažko, ką būtumėte pamiršę. Tos pačios 5 min. padės Jums geriau nusiteikti darbui. O didžiausia visų šių rytinių ritualų nauda – iš namų Jūs išeisite būdami išties geros nuotaikos. Bet kokia vidinė įtampą, stresas, skubos jausmas ar nerimas, Jūsų energijos resursus skirtus visai dienai, „sudegina“ per keletą valandų, tad nieko keisto, kad antroje dienos pusėje Jūs jaučiatės pavargę ir išsekę.
Jei atsikelti tokiu metu, kad spėtumėte kokybiškai pradėti dieną, nepavyksta, gali būti keletas priežasčių: per vėlai einate miegoti; dienos metu patiriate daug neigiamų emocijų ir streso, o tai Jus išsekina; nevakarieniaujate arba prieš miegą valgote nesveiką, Jums netinkantį maistą; manote, kad Jus pilnai tenkina toks gyvenimo ritmas, kokį gyvenate dabar, tad nededate reikiamų pastangų jo keisti. Tai, jog žmogui reikia 8 ir daugiau valandų miego – mitas. Man pilnai pakanka 6,5. Pažįstų daug žmonių, kurie miega dar mažiau, o gyvena itin intensyvų gyvenimą ir jaučiasi puikiai. Čia viską lemia tik Jūsų gyvenimo būdas.
2. Pradėkite darbą tuo pačiu metu. Žmogus – gamtos dalis. Gamta puikus harmonijos ir balanso pavyzdys. Norite to paties balanso savo veikloje – mokykitės iš gamtos.
Jei paisysite vienodo darbo pradžios laiko, turėsite daug daugiau energijos visai darbo dienai ir ugdysite savidiscipliną, kuri tikrai daug kur pravers. Laikas iki 12 val. daugeliui pats produktyviausias, tad ir investuoti jį reikia į tai, kas svarbiausia.
Kas dažniausiai trukdo pradėti darbą numatytu laiku? Pokalbiai su netikėtai sutiktu kolega apie „orą ir bites“? Naršymas naujienų portaluose? Su darbu nesusiję, telefono skambučiai?
3. Skirkite 10 min. dienos darbų plano apžvalgai, o jei tokio plano neurite – būtinai sudarykite.
Efektyvūs ir sėkmingi žmonės jau seniai pastebėjo, kad 10 minučių skirtų planavimui sutaupo iki 2 val. (!) laiko darbo dienos metu. Turint planą Jūsų darbas tampa nuoseklus ir daug produktyvesnis. Jūs aiškiai matote, ką turite padaryti per dieną ir žinote, kurie darbai yra svarbiausi.
Dažnai pastebiu, jog tie, kurie savo darbų neplanuoja, dienos metu padaro nuo 40 iki 60 proc. Mažiau, nei veiklas planuojantys žmonės. Tie, kurie dirba be plano ir chaotiškai, labai dažnai prisiima daugiau veiklų nei gali atlikti, ko pasekoje patiria stresą bei įtampą, konfliktuoja su aplinkiniais, nes neįvykdo savo prisiimtų įsipareigojimų.
Kodėl nesugebame skirti 10 min. plano peržiūrai arba jo sudarymui? Dažnai tiesiog nesuvokiame, kad planuojant pasieksime daug daugiau ir jausimės daug geriau, o veikiant be plano vėl ir vėl pateksime į aklavietę. Čia visiškai nesvarbu kokias pareigas Jūs užimate – planavimas Jums visuomet suteiks didžiulį pranašumą.
4. Iš pradžių deleguokite ir tik po to pereikite prie kitų veiklų.
Jei tik yra užduočių, kurias galite perduoti kitiems, būtinai tai padarykite. Net ir tuomet, kai atrodo, kad viską reikia daryti pačiam, atidžiau apžvelgus darbus galima pamatyti, jog bent vienas iš jų gali būti deleguotas.
Tol, kol turite ribojantį įsitikinimą, jog niekas kitas darbų neatliks geriau nei Jūs pats, esate pasmerktas būti tarp tų, kurie nuolat pervargę, suirzę, skubantys, prastos nuotaikos, dedantys daug pastangų ir gaunantys tik pusėtinus rezultatus. Tuo tarpu tie, kurie sugeba suburti stiprią komandą, sau pasilieka tik 20 proc. svarbiausių veiklų, o likusius 80 proc. perduoda komandos nariams. Šie žmonės kuria kompanijas, kuriose dirba šimtai, tūkstančiai ar net dešimtys tūkstančių žmonių.
Kas trukdo deleguoti? Įsitikinimas: „Nėra kam…“. Ar tikrai Jūsų komandoje nėra patikimų žmonių? 5 kartus savęs paklauskite: „Ar mano komandoje yra žmonių, kuriems galėčiau deleguoti šią užduotį?“. Jei po penkto karto Jūs tvirtai ir sąžiningai atsakysite „Ne“, tuomet pats laikas į svarbiausių darbų sąrašą įtraukti naujų darbuotojų paiešką arba senų keitimą geresniais. Jei dirbate vienas arba nuo Jūsų nepriklauso naujų komandos narių priėmimas/atleidimas, paieškokite sau pagalbininkų „iš išorės“. Nustebsite, kiek daug jaunų žmonių (17-23 metų) pasiryžusių kokybiškai atlikti Jūsų rutinines užduotis vos už 200-300 Lt per mėnesį. Jei sau tokių išlaidų leisti negalite – užsiimkite barteriniais mainais. Jūs padėsite kitam, kad kitas padėtų Jums. Čia irgi slypi didžiulės galimybės.
5. Skirkite rytinį laiką patiems svarbiausiems darbams. Kaip jau minėjau, daugeliui laikas iki 12 val. yra pats produktyviausias. Daugiausia energijos, aštriausias protas, aibės kūrybingų minčių ir lengviausia susikoncentruoti.
Skaitydami elektroninius laiškus, pildydami rutinines ataskaitas, dirbdami paprastus fizinius darbus, Jūs brangiausią savo laiką paleidžiate vėjais.
DIENA
6. Venkite susitikimų, kuriuose Jums dalyvauti nebūtina.
Per daug dažnai žmonės vaikšto į darbinius susitikimus vien iš smalsumo. Šių susitikimų metu gali nutikti taip, kad Jums bus paskirtos papildomos užduotys arba pats jas prisiimsite. Galite būti įtrauktas į naujai sukurtą darbinę grupę, nors grupės veikla jokios tiesioginės naudos Jūsų darbui neturės. Panašus pavojus – pasiūlymai „išgerti kavos ir paplepėti“, kurių galima sulaukti tiek iš kolegų, tiek iš seniai matytų bičiulių. Ugdykite sau gebėjimą užduoti klausimą: „O koks šio susitikimo tikslas?“. Žmonės, gyvenantys autopiloto būsenoje į tokį pasiūlymą nesusimąstydami atsako „Taip“, o vėliau ima gailėtis supratę, kad diena ir taip kupina darbų. Tuomet jie stengiasi sukurti kokią nors istoriją, kuri padėtų nuo šio susitikimo išsisukti. Uždavę klausimą apie TIKSLĄ, Jūs galėsite kontroliuoti situaciją ir spręsti reikia Jums to ar ne. Jei nuspręsite kad riekia, padarykite dar vieną sprendimą – aiškiai apsibrėžkite susitikimo trukmę.
7. Venkite neplanuotų, skubių ir impulsyvių veiklų.
Statistiškai iš 10 „skubių ir degančių“ darbų tik 1-2 būna tikrai skubūs, o visi kiti gali palaukti savo eilės. Išlaikykite vidinę ramybę tuo metu, kai panikos apimtas kolega, kuris, ko gero, neplanuoja savo laiko, atbėga pas Jus ir bando sukelti tokią pat paniką Jums. Ramiai išsiklausinėkite, kodėl tai skubu? Pasidomėkite ar gali tai padaryti kas nors kitas? O gal galima tai atidėti? Ta pati taisyklė galioja ir su panikos apimtais klientais bei vadovais. Tuo atveju, jei Jūs atidėsite savo užduotis ir kibsite į „gaisrų gesinimą“, turėkite omeny, kad dalis Jūsų suplanuotų darbų bus neatlikta, o Jūsų produktyvumas, užgesinus gaisrą, dažniausiai bus kritęs.
Kodėl mes imamės „gesinti gaisrus“? Pagrindinės priežastys yra trys: norime išlikti draugiškais ir patogiais prieš aplinkinius; bijome pasakyti argumentuotą „ne“ vadovui arba klientui; gyvename autopiloto būsenoje ir nesusimąstydami reaguojame į visus aplinkos dirgiklius.
Po asmeninio efektyvumo seminarų, daugelis dalyvių su nuostaba pamato, kiek daug užduočių galėjo būti apskritai neatliktos, o užsibrėžti tikslai būtų vis vien pasiekti.
8. Darykite pertraukas. Ar žinote kuo skiriasi patyręs sportininkas nuo jauno ir be patirties? Jauniklis atėjęs į sporto salę čiumpa didelius svorius ir dirba per daug intensyviai, kai tuo tarpu turintis patirtį atletas dirba nepersitempdamas ir skubėdamas tiek, kiek to reikalauja situacija. Kitą dieną jaunasis entuziastas sporto salėje nepasirodo, nes jam skauda visus kūno raumenis, o senasis ir toliau su malonumu sportuoja.
Pertraukos – individualus dalykas, bet galiu parekomenduoti tokį daugeliui tinkantį periodiškumą: valanda nepertraukiamo darbo – 5 min. pertrauka. Dvi valandos nepertraukiamo darbo – 10 min. pertrauka. Trys valandos darbo – 15 min. pertrauka. Fiziologiškai, žmogui, dirbusiam be pertraukos tris valandas – būtina pailsėti. Geriausia pertrauka – protinės veiklos pakeitimas fizine ir atvirkščiai.
Jei manote, kad galite intensyviai dirbti be jokių pertraukų, ko gero esate vienas iš jaunųjų entuziastų, kuris greitu metu savo kailiu patirs, o gal jau ir patiria, kas yra lėtinis nuovargis, padidėjęs išsiblaškymas, vidinis nerimas, įtampa ir atminties spragos.
9. Skirkite vieną valandą itin svarbiems darbams. Ši valanda ypatinga tuo, kad jos metu Jūsų niekas negali trukdyti. Jokių telefono skambučių ar sms žinučių, jokių elektroninių laiškų, jokių „Ar galiu užduoti vieną klausimą?“ iš kolegų pusės. Jei reikia, užrakinkite kabineto duris. Jei neturite savo kabineto, užimkite pasitarimų kambarį arba susiraskite kitą ramią vietą.
Ši valanda – tai metas, kuomet darbuojatės ties pačia svarbiausia ar svarbiausiomis užduotimis arba ieškote sprendimų didžiausiems iššūkiams. Jūs 100 proc. viso savo dėmesio skiriate tik vienai veiklai. Nustebsite, kiek daug įžvalgų ir netikėtų sprendimo galimybių Jus aplankys šiomis ypatingomis valandomis.
10. Nevenkite nemalonių darbų.
Itin dažna situacija, kuomet žmogus sąmoningai atidėlioja užduotis, kurios yra nemalonios. Tai gali būti pokalbis su kolega ar vadovu, bloga naujiena klientui, ataskaitos parengimas ir t.t. Žiūrėkite į šias užduotis kaip į iššūkius, kurie atsiranda Jūsų kelyje į sėkmę. Įveikę kiekvieną iš jų Jūs augsite kaip asmenybė. Įveikę kiekvieną iš jų Jūs mažinsite streso ir įtampos lygį savo darbe. Įveikę kiekvieną iš jų Jūs paliksite užnugaryje tuos, kurie su savo iššūkiais susidoroti negalės.
Jei tokias veiklas atidėliosite, jos taps savotiškomis pūliuojančiomis žaizdomis, kurios su kiekviena diena kels vis daugiau fizinio ir psichologinio skausmo. Ar Jums to reikia?
VAKARAS
11. Skirkite 10 min. analizei. Trumpai peržvelkite dienos darbus ir palyginkite išsikeltus planus su gautais rezultatais.
Psichologai, dirbantys vadybos srityje pastebėjo, kad tie, kurie sugeba rasti laiko dešimt minučių trunkančiai dienos veiklų analizei, sumažina pasikartojančių klaidų skaičių nuo 15 iki 30 procentų ir maždaug tiek pat procentų padidina savo veiklos kokybę. O tie, kurie uždaro ofiso duris neturėdami dienos reziumė, greitu laiku vėl užlipa ant to paties grėblio.
12. Sudarykite darbų planą sekančiai dienai.
Planuoti ryte gali tik tie, kurie apie savo dienos užduotis sužino tik ryte atvykę į darbą. Visiems kitiems nuoširdžiai rekomenduoju planuoti vakare. Turint planą sukurtą vakare, kitos dienos ryte jį bus galima ramiai peržvelgti ir, jei reikia, pakoreguoti. Planuojant atminkite, kad negalima užpildyti 100 proc. sekančios dienos laiko, nes dalis darbų dažniausiai užtruks ilgiau nei Jūs galvojote, dalis veiklų bus ir neplanuotos. 60-70 proc. užpildykite, o 30-40 proc. palikite netikėtumams.
Atminkite, jog aplaidaus laiko planavimo pasekmės nepasirodo taip greitai, kaip skausmas prisilietus prie įkaitusio lygintuvo pado. Jos ateina daug lėčiau, bet ir trunka daug ilgiau, nei skausmas nusideginus pirštą.\
Šiandien ambicingam ir veikliam žmogui sugebėti planuoti laiką bei veiklas yra daug svarbiau nei kada nors anksčiau. O kaip Jums tai sekasi daryti, geriausia parodo Jūsų vidinė savijauta. Jei pasibaigus darbo dienai Jūs esate išsekę, suirzę, nepatenkinti savo veiklos rezultatais, jaučiate įtampą ir matote, kad su kiekviena diena darbų apimtys nuolat auga – Jums būtina kuo skubiau užsiimti savo veiklos efektyvumo klausimais. O tuos, kurie tiek dieną, tiek ir vakare išlieka energingi, kurie planuoja savaitėmis ar net mėnesiais į priekį, pasitiki savo komanda ir puikiai deleguoja darbus – nuoširdžiai sveikinu, nes Jūs išlaikėte vieną svarbiausių sėkmingo žmogaus egzaminų.
Tomas Kaulinskas
Da Vinci sistemos autorius
informacija paimta iš:
https://davincisistema.wordpress.com/2011/02/13/12-praktiniu-taisykliu-efektyviai-darbo-dienai/
